AI
Dokumentumfeldolgozás és OCR
A számlákból, szerződésekből és beküldött űrlapokból strukturált adatot készítünk, amely ellenőrzés után a megfelelő rendszerbe kerül. A kollégának így már csak a bizonytalan mezőket kell átnéznie, nem kell mindent újragépelnie.
Áttekintés
Mikor érdemes belevágnod?
Beszerzésen, pénzügyön és ügyfélszolgálaton is gyakori, hogy PDF-eket és szkennelt papírokat kell megnyitni, kiolvasni belőlük néhány adatot, majd átírni egy táblázatba vagy a könyvelő programba. A munka lassú és monoton, a becsúszott hibák pedig gyakran csak később, egyeztetéskor derülnek ki.
- rendszeresen sok, hasonló szerkezetű dokumentum érkezik hozzátok,
- ugyanazokat a mezőket (partner, dátum, összeg, tételek) gépelitek be újra meg újra,
- a dokumentumok e-mailben, papíron és feltöltéssel is érkeznek,
- az adatnak Odoo-ba, számlázóba vagy könyvelő programba kell eljutnia.
Miben segítünk?
- Dokumentumtípusok és mezők meghatározása: Mintadokumentumok alapján rögzítjük, milyen típusokat dolgozunk fel, illetve melyik mezőre van szükség.
- OCR és AI-alapú kinyerés: A szöveget a szkennelt és a fotózott anyagon is felismerjük, az AI pedig a változó elrendezésű dokumentumokból is megtalálja a kért adatot.
- Validálás: A kinyert értékeket szabályokkal ellenőrizzük, például stimmel-e az adószám formátuma, összeadódik-e a nettó összeg és az ÁFA, létezik-e a partner a rendszerben.
- Emberi ellenőrzés: Ahol a rendszer bizonytalan vagy egy szabály nem teljesül, a dokumentum egy ellenőrző felületre kerül, ahol a kolléga javít vagy jóváhagy.
- Rendszerbe töltés: A jóváhagyott adat bekerül az Odoo-ba, a könyvelő programba, a számlázóba vagy egy megadott táblázatba, az eredeti fájllal összekapcsolva.
- Naplózás: Minden dokumentumnál visszakereshető, ki mit javított és mikor került át az adat.
Hogyan halad a közös munka?
- Mintagyűjtés: Valódi dokumentumokon mérjük fel a változatokat, a gyenge minőségű szkenneket is beleértve.
- Kinyerés és szabályok: Megépítjük a felismerést és a validálást, majd beállítjuk, mikor kell emberi ellenőrzés.
- Tesztelés nehéz esetekkel: Hiányos, elforgatott, többoldalas és szokatlan dokumentumokon is kipróbáljuk a folyamatot.
- Bekötés és betanítás: Összekötjük a célrendszerrel, a csapatnak pedig megmutatjuk az ellenőrző felület használatát.
A feladathoz szükséges marketinges, fejlesztési és tartalmi lépéseket közösen tervezzük meg. A kapcsolódó teendőket, felelősöket és a vállalt terjedelmet az ajánlatban rögzítjük, hogy a munka közben is látható legyen, ki mire vár és mi készül el a következő lépésben.
A kiolvasott adat még ellenőrzésre szorulhat
A dokumentumfeldolgozás első lépése a valódi dokumentumtípusok és azok eltéréseinek feltérképezése. Egy jól olvasható, egységes bizonylat és egy ferdén fényképezett, kézzel kiegészített lap különböző nehézséget jelent. A mintacsomagba a tipikus és a problémás darabok is kerüljenek be. Előre kijelöljük a kinyerendő mezőket, a kötelező ellenőrzéseket és azt, mi történjen, ha valamelyik adat hiányzik vagy többféleképpen értelmezhető.
A felismert szöveg és a helyes üzleti adat két külön eredmény. Egy dátum lehet olvasható, mégis más mezőhöz tartozhat; egy összegnél pedig a tizedesjel vagy a pénznem okozhat eltérést. A feldolgozást ezért mezőnként és dokumentumonként is értékelni kell. A bizonytalan esetekhez olyan ellenőrző felület hasznos, ahol az eredeti dokumentum és a javasolt érték egymás mellett látszik. A javítás nyoma segít a későbbi visszakeresésben.
Mérhető pontosság és következő dokumentumkör
Az adatátadás csak az ellenőrzött állapot után történjen a kapcsolódó rendszer felé. Fontos a duplikált dokumentumok kezelése, az elutasított anyagok jelzése és az újrafeldolgozás módja. A várható megtakarítást az ellenőrzési idővel együtt érdemes számolni: ha sok dokumentumot kell kézzel újra kitölteni, a folyamat még finomításra szorul. A próba végén így világosan látható, mely dokumentumkörre érdemes kiterjeszteni a megoldást, és hol szükséges további előkészítés.
A próba eredményét a jelenlegi kézi működéshez hasonlítsuk. Számít a teljes átfutási idő, az ellenőrzés ráfordítása, a hibák típusa és a felhasználói tapasztalat is. A gyorsabb válasz nem jelent automatikusan jobb folyamatot, ha utána nehéz kijavítani az eltérést. Az értékelés végén közösen dönthető el, hogy érdemes-e bővíteni, előbb finomítani kell a megoldást, vagy egy egyszerűbb eszköz szolgálja jobban a feladatot. A továbblépés alapja az ellenőrzött próba legyen.
Az ár a dokumentumtípusok számától, a változatosságuktól és a célrendszertől függ.
Árak és szolgáltatástartalom
Számlák, szerződések, űrlapok automatikus feldolgozása és rendszerbe töltése, emberi ellenőrzéssel
Rendszerek összekötése, ismétlődő folyamatok kiváltása, hibakezelés, dokumentáció, betanítás
Az árak nettó összegek, ÁFA nélkül. A pontos összeget a mintadokumentumok átnézése után adjuk meg.
Gyakori kérdések
Mennyire pontos a felismerés?
Kézzel írt űrlapot is fel tud dolgozni?
Hol tárolódnak a dokumentumok?
Csak számlákra használható?
Milyen dokumentumokon érdemes kipróbálni a felismerést?
Automatikusan bekerül minden adat a célrendszerbe?
Hogyan küldjek mintadokumentumot?
Küldj 5–10 anonimizált dokumentumot, mi pedig megnézzük, milyen adat nyerhető ki belőlük és hová érdemes tölteni.
Érint a téma?
Írd meg, mi a feladatod.
Végiggondoljuk együtt, milyen lépés adna most valódi értéket a cégednél.