AI
Workflow automatizáció
A beérkező jelzésből ellenőrizhető feladat és rendezett adat lesz, kevesebb kézi átmásolással. Az n8n vagy a Make segítségével kötjük össze a rendszereidet úgy, hogy a kivételek és a hibák is látszódjanak.
Áttekintés
Mikor érdemes belevágnod?
Sok cégnél a napi munka egy része puszta másolás: az űrlapról a CRM-be, az e-mailből a könyvelési mappába, a táblázatból a számlázóba. Ezek a lépések egyenként csak pár percet vesznek igénybe, de naponta ismétlődnek. Pont itt csúsznak be az elgépelések és az elfelejtett továbbítások.
Akkor érdemes, ha:
- ugyanazt az adatot több rendszerbe is kézzel viszitek be,
- az érdeklődők vagy megrendelések egy része a postaládában ragad,
- egy folyamat attól függ, hogy valaki emlékszik-e a következő lépésre,
- a használt eszközeidnek (webshop, CRM, számlázó, táblázatkezelő) van API-ja vagy exportja.
Miben segítünk?
- Folyamattérkép: Lerajzoljuk a jelenlegi lépéseket, a döntési pontokat, illetve azt, hogy melyik rendszer honnan kapja az adatot.
- Rendszerek összekötése: Egy workflow-ban kapcsoljuk össze például a weboldalt, a CRM-et, a Billingót vagy a Számlázz.hu-t, a levelezést és a táblázatokat.
- Hibakezelés: Ha egy lépés nem fut le vagy hiányos az adat, a rendszer értesítést küld, a tétel pedig nem vész el. Ahol döntés kell, ott ember ellenőriz.
- AI-lépés, ahol indokolt: Egy AI-modul besorolhatja a beérkező üzenetet vagy kinyerheti belőle a lényeges adatokat, emberi jóváhagyással.
- Dokumentáció: Leírjuk, mi történik a workflow egyes lépéseiben, hogy később más is értse és módosítani tudja.
- Betanítás: Megmutatjuk a csapatnak, hol látják a futásokat és mi a teendő egy hibaüzenet esetén.
A feladathoz szükséges marketinges, fejlesztési és tartalmi lépéseket közösen tervezzük meg. A kapcsolódó teendőket, felelősöket és a vállalt terjedelmet az ajánlatban rögzítjük, hogy a munka közben is látható legyen, ki mire vár és mi készül el a következő lépésben.
Hogyan halad a közös munka?
- Felmérés: rögzítjük a kiinduló eseményt, a rendszereket, az adatokat és a sikeres feldolgozás feltételeit.
- Építés: elkészítjük a kapcsolódásokat, az ellenőrzéseket, az értesítéseket és az emberi döntési pontokat.
- Próba: teszteljük a szokásos eseteket, a hiányzó adatot, a duplikációt és a kapcsolatkimaradást.
- Átadás: dokumentáljuk a folyamatot, betanítjuk a csapatot, és egyeztetjük a felügyelet és karbantartás keretét.
A kivételek megtervezése ugyanúgy része a folyamatnak
Egy automatizmus egyszerű esetben adatot vesz át, átalakítja, majd továbbítja egy másik rendszerbe. A mindennapi használatban viszont hiányos űrlap, átmeneti kapcsolatkimaradás vagy ismételten beérkező esemény is előfordulhat. Ezekre előre szükséges választ adni. Például ugyanaz az ajánlatkérés egy újrapróbálkozás miatt ne hozzon létre két ügyet a CRM-ben. A folyamatnak fel kell ismernie, hogy korábban mit végzett el, és mi az, ami még függőben maradt.
A tervezés során meghatározzuk az indító eseményt, a szükséges adatokat, az ellenőrzési pontokat és a sikeres lezárás feltételeit. A bizonytalan eseteket emberhez lehet irányítani, a hibákról pedig érthető értesítés szükséges. A felhasználó számára az legyen látható, melyik feladat vár beavatkozásra és miért. A részletes technikai napló inkább a karbantartást segíti, nem helyettesíti a napi munkához szükséges állapotjelzést.
Ellenőrizhető próba és fokozatos bővítés
Az átadáskor egy szokásos ügy mellett a fontos kivételeket is végigpróbáljuk. Érdemes ellenőrizni a hiányzó adatot, a duplikációt és egy külső rendszer ideiglenes elérhetetlenségét. A vállalkozásnak tudnia kell, hogyan állítható le a folyamat, ki kap értesítést, és hogyan rendezhető egy félbemaradt lépés. Ha később megváltozik valamelyik kapcsolódó alkalmazás, ezek az ellenőrzési példák segítenek eldönteni, hogy továbbra is helyesen működik-e az automatizáció.
A próba eredményét a jelenlegi kézi működéshez hasonlítsuk. Számít a teljes átfutási idő, az ellenőrzés ráfordítása, a hibák típusa és a felhasználói tapasztalat is. A gyorsabb válasz nem jelent automatikusan jobb folyamatot, ha utána nehéz kijavítani az eltérést. Az értékelés végén közösen dönthető el, hogy érdemes-e bővíteni, előbb finomítani kell a megoldást, vagy egy egyszerűbb eszköz szolgálja jobban a feladatot. A továbblépés alapja az ellenőrzött próba legyen.
Egy érdeklődőket kezelő workflow-nál nem mindegy, honnan jött a látogató, melyik kampányból és mit töltött ki. Nálunk ugyanaz a csapat állítja be a hirdetést, a landing page-et, a mérést és az automatizmust, ezért a forrásadat nem vész el útközben. A fejlesztőink több mint 15 éve kötnek össze rendszereket Laravel, WordPress, WooCommerce és Odoo mellett, így ha egy kész csatlakozó nem elég, egyedi integrációt írunk.
Az ár a kapcsolódó rendszerek számától és a folyamat bonyolultságától függ, a pontos összeget a felmérés után adjuk meg.
Árak és szolgáltatástartalom
Rendszerek összekötése, ismétlődő folyamatok kiváltása, hibakezelés, dokumentáció, betanítás
Egységes fejlesztői óradíj: weboldal-módosítás, modulfejlesztés, API integráció, teljesítményoptimalizálás, rendszertervezés
Az árak nettó összegek, ÁFA nélkül. A workflow futtatásához szerver és felügyelet kell, ezt support vagy hosting keretben biztosítjuk. A havi díjas szolgáltatás minimum 6 hónapra szól, 12 hónapos szerződésnél 10%, 24 hónaposnál 15% kedvezménnyel.
Gyakori kérdések
Az n8n vagy a Make a jobb választás?
Mi történik, ha változik az egyik kapcsolódó rendszer?
Biztonságos, ha a rendszereink összekapcsolódnak?
Milyen feladatot érdemes először automatizálni?
Minden automatizációhoz szükséges AI?
Mi történik, ha egy kapcsolódó rendszer nem elérhető?
Ki tartja karban az elkészült automatizációt?
Írd le egy levélben a legidegesítőbb ismétlődő feladatot, mi pedig megmondjuk, automatizálható-e és nagyjából mekkora munka.
Érint a téma?
Írd meg, mi a feladatod.
Végiggondoljuk együtt, milyen lépés adna most valódi értéket a cégednél.